1. Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR je:

V případě jakýchkoliv dotazů, žádostí nebo stížností týkajících se zpracování vašich osobních údajů nás prosím kontaktujte prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Jmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer), na kterého se můžete obrátit ve všech záležitostech týkajících se zpracování vašich osobních údajů a výkonu vašich práv.

3. Jaké osobní údaje shromažďujeme

V závislosti na tom, jakým způsobem s námi komunikujete a jaké služby využíváte, shromažďujeme následující kategorie osobních údajů:

3.1 Identifikační a kontaktní údaje

• Jméno a příjmení
• Datum narození
• Pohlaví
• Státní příslušnost
• Číslo a typ dokladu totožnosti (cestovní pas, občanský průkaz)
• Adresa bydliště
• E-mailová adresa
• Telefonní číslo

3.2 Rezervační a ubytovací údaje

• Datum příjezdu a odjezdu
• Typ pokoje a preferované vybavení
• Počet hostů a jejich jména
• Speciální požadavky (stravovací omezení, zdravotní potřeby, přístupnost)
• Historie předchozích pobytů
• Informace o věrnostním programu

3.3 Platební údaje

• Typ platební karty (číslo karty v maskované podobě)
• Fakturační adresa
• Transakční záznamy a historie plateb
• Fakturační údaje

3.4 Údaje o využívání kasinových služeb

• Výsledky ověření totožnosti pro přístup do kasina (povinné ze zákona)
• Záznamy o herní aktivitě požadované zákonem č. 186/2016 Sb., o hazardních hrách
• Záznamy o self-exclusion (dobrovolné vyloučení ze hry)
• Informace požadované pro splnění povinností v oblasti boje proti praní peněz (AML)

3.5 Technické a provozní údaje

• IP adresa a geolokace
• Typ a verze prohlížeče
• Operační systém
• Referenční URL adresa
• Datum, čas a délka návštěvy webových stránek
• Navštívené stránky a interakce na webu
• Záznamy z kamerového systému (CCTV) v prostorách hotelu a kasina

3.6 Komunikační údaje

• Obsah vaší korespondence s námi (e-maily, zprávy, telefonní hovory)
• Zpětná vazba a recenze
• Záznamy o stížnostech a jejich řešení

3.7 Marketingové preference

• Preference pro zasílání obchodních sdělení
• Vybrané způsoby komunikace
• Profil a zákaznická segmentace (pouze s vaším souhlasem)

3.8 Zvláštní kategorie osobních údajů

V určitých situacích můžeme zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, a to výhradně tehdy, pokud nám to ukládá zákon nebo pokud nám k tomu udělíte výslovný souhlas:

• Informace o zdravotním stavu (např. speciální stravovací potřeby, potřeba bezbariérového přístupu)
• Informace o závislostech na hazardních hrách (v rámci programů odpovědného hraní)

4. Právní základ zpracování osobních údajů

Veškeré zpracování vašich osobních údajů provádíme pouze tehdy, pokud máme platný právní základ v souladu s čl. 6 GDPR. Níže uvádíme právní základy, které uplatňujeme pro jednotlivé účely zpracování:

4.1 Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost. Tento základ uplatňujeme v případě:

• Zpracování vaší rezervace ubytování a služeb
• Správy vašeho pobytu v hotelu
• Vyřizování plateb za poskytnuté služby
• Komunikace s vámi v průběhu rezervace a pobytu
• Správy vašeho účtu na webových stránkách

4.2 Splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje. Tento základ uplatňujeme v případě:

• Ověření totožnosti hostů podle zákona o pobytu cizinců a zákona o hazardních hrách
• Vedení povinných provozních záznamů kasina dle zákona č. 186/2016 Sb.
• Plnění povinností v oblasti boje proti praní peněz (AML) dle zákona č. 253/2008 Sb.
• Splnění daňových a účetních povinností
• Hlášení pobytu cizinců příslušným úřadům
• Splnění povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci

4.3 Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sledujeme my nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy před těmito zájmy mají přednost vaše základní práva a svobody. Tento základ uplatňujeme v případě:

• Provozování kamerového systému (CCTV) za účelem bezpečnosti osob a ochrany majetku
• Prevence podvodů a jiného protiprávního jednání
• Zlepšování kvality našich služeb na základě analýzy zpětné vazby
• Optimalizace webových stránek a uživatelského prostředí
• Ochrana a uplatňování našich právních nároků
• Zasílání přímé marketingové komunikace stávajícím zákazníkům ohledně podobných služeb (s možností odhlášení)
• Interní analýzy a zpravodajství pro obchodní rozhodování

4.4 Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Zpracování je založeno na vašem svobodném, konkrétním, informovaném a jednoznačném souhlasu. Tento základ uplatňujeme v případě:

• Zasílání marketingových sdělení, pokud nejste stávajícím zákazníkem
• Zpracování vašich osobních údajů pro personalizovanou reklamu a profilování
• Používání cookies a sledovacích technologií nad rámec nezbytně nutných cookies
• Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (zdravotní stav, potřeby přístupnosti)

Právo odvolat souhlas: Souhlas, který jste nám udělili, máte právo kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného na základě souhlasu před jeho odvoláním. Souhlas můžete odvolat prostřednictvím e-mailu na adresu privacy@oakrightpartners.com.

4.5 Ochrana životně důležitých zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR)

Zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby. Tento základ uplatňujeme výjimečně, například při zdravotní nouzi v prostorách hotelu nebo kasina.

4.6 Veřejný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Tento základ může být uplatněn při spolupráci s orgány činnými v trestním řízení nebo regulačními orgány, pokud to vyžaduje zákon.

5. Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

5.1 Poskytování hotelových služeb

• Zpracování a správa rezervací ubytování
• Zajištění check-in a check-out procesů
• Přizpůsobení vašeho pobytu na základě vašich preferencí a speciálních požadavků
• Správa věrnostního programu a benefitů pro pravidelné hosty
• Komunikace s vámi před, během a po pobytu

5.2 Provoz kasinových služeb

• Ověření totožnosti a věku pro vstup do kasina (zákonná povinnost)
• Vedení zákonem požadovaných záznamů o herní aktivitě
• Provoz programu odpovědného hraní, včetně správy self-exclusion
• Plnění povinností v oblasti AML a CTF (boj proti financování terorismu)
• Zajištění integrity a bezpečnosti herního prostředí

5.3 Zpracování plateb

• Zpracování plateb za hotelové a kasinové služby
• Vystavování faktur a daňových dokladů
• Správa refundací a sporů
• Vedení účetních záznamů

5.4 Bezpečnost a ochrana

• Monitorování prostorů hotelu a kasina prostřednictvím CCTV
• Prevence podvodů, krádeží a jiné trestné činnosti
• Zajištění fyzické bezpečnosti hostů, zaměstnanců a majetku
• Spolupráce s orgány činnými v trestním řízení v zákonem stanovených případech

5.5 Marketing a komunikace

• Zasílání nabídek a informací o službách hotelu a kasina
• Informování o speciálních akcích, slevách a věrnostních programech
• Personalizace marketingové komunikace na základě vašich preferencí
• Provádění průzkumů spokojenosti zákazníků

5.6 Zlepšování služeb a technický provoz

• Analýza návštěvnosti a chování uživatelů na webových stránkách
• Optimalizace funkcí a obsahu webových stránek
• Odstraňování technických problémů a chyb
• Vývoj nových produktů a služeb

5.7 Dodržování právních předpisů

• Splnění povinností vyplývajících z platných zákonů a nařízení
• Ochrana a uplatňování právních nároků
• Spolupráce s regulačními orgány a orgány veřejné moci

6. Sdílení osobních údajů

Vaše osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme třetím stranám. Vaše údaje však můžeme sdílet s níže uvedenými kategoriemi příjemců, a to vždy pouze v nezbytném rozsahu a za podmínek zajišťujících odpovídající ochranu vašich údajů:

6.1 Zpracovatelé osobních údajů

Využíváme důvěryhodné poskytovatele služeb (zpracovatele ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR), kteří zpracovávají osobní údaje naším jménem a na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů v souladu s čl. 28 GDPR:

• Poskytovatelé systémů pro správu hotelů (PMS — Property Management System)
• Platební procesory a poskytovatelé platebních bran
• Poskytovatelé e-mailových a komunikačních platforem
• Poskytovatelé cloudových služeb a IT infrastruktury
• Poskytovatelé analytických nástrojů a webových statistik
• Poskytovatelé rezervačních systémů a online distribučních kanálů (OTA)
• Účetní a daňoví poradci

6.2 Orgány veřejné moci a regulační orgány

Vaše osobní údaje můžeme poskytnout orgánům veřejné moci tehdy, pokud nám tuto povinnost ukládá zákon nebo na základě jejich oprávněné žádosti:

• Policie České republiky a jiné bezpečnostní orgány
• Finanční analytický úřad (v rámci plnění AML povinností)
• Ministerstvo financí a Celní správa (regulace hazardních her)
• Finanční úřad (daňové povinnosti)
• Cizinecká policie a příslušné správní orgány
• Soudy a arbitrážní instituce

6.3 Obchodní partneři

S vaším souhlasem nebo na základě oprávněného zájmu můžeme sdílet vaše kontaktní údaje s vybranými obchodními partnery, kteří poskytují doplňkové služby:

• Partnerské restaurace a stravovací provozovny
• Poskytovatelé spa, wellness a rekreačních služeb
• Poskytovatelé dopravních služeb (transfery, pronájem vozidel)

6.4 Předávání osobních údajů do třetích zemí

Naší prioritou je zpracovávat vaše osobní údaje v rámci Evropského hospodářského prostoru (EHP). Pokud dojde k předání vašich osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci mimo EHP, zajistíme, aby toto předání proběhlo v souladu s kapitolou V GDPR, a to na základě jednoho z následujících mechanismů:

• Rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (čl. 45 GDPR)
• Standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR)
• Závazná podniková pravidla (čl. 47 GDPR)
• Váš výslovný souhlas (čl. 49 odst. 1 písm. a) GDPR)

Informace o konkrétních zárukách uplatňovaných při předávání údajů do třetích zemí vám poskytneme na vyžádání.

7. Doba uchovávání osobních údajů

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění účelů, pro které byly shromážděny, nebo po dobu, kterou nám ukládají platné právní předpisy. Po uplynutí stanovené doby jsou vaše osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány.

V případě probíhajících soudních sporů, správních řízení nebo šetření ze strany regulačních orgánů si vyhrazujeme právo uchovávat relevantní osobní údaje po dobu nezbytnou pro ochranu našich právních nároků nebo pro splnění příslušných zákonných požadavků, a to i nad rámec výše uvedených lhůt.

8. Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů

Jako subjekt údajů máte v souladu s GDPR následující práva. Upozorňujeme, že uplatnění některých práv může být omezeno nebo vyloučeno v případech, kdy to vyžadují platné právní předpisy nebo kdy je zpracování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti.

8.1 Právo na přístup (čl. 15 GDPR)

Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům a informacím o způsobu jejich zpracování, včetně účelů zpracování, kategorií údajů, příjemců, doby uchovávání a vašich práv.

8.2 Právo na opravu (čl. 16 GDPR)

Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte také právo na doplnění neúplných osobních údajů.

8.3 Právo na výmaz — „právo být zapomenut" (čl. 17 GDPR)

Máte právo požadovat výmaz vašich osobních údajů, pokud:

• Osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány
• Odvoláte souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, a ne